Imparare nel flusso del lavoro: imparare dove il lavoro si svolge

La distanza tra corso e lavoro

La maggior parte della formazione ha un problema il lunedì mattina. Il corso era buono, ma il lavoro è diverso: altra fretta, altri sistemi, altre persone. Ciò che in aula era logico, sul posto di lavoro è un passo troppo lungo. È il problema del trasferimento, ed è più grande della mancanza di conoscenze.

Una parte importante della soluzione è ridurre la distanza stessa. Quanto più l’apprendimento è vicino al lavoro, tanto più piccolo è il salto.

Una sola piattaforma per lavoro e apprendimento

CoVince è una piattaforma di lavoro in cui l’apprendimento è integrato. Con un solo accesso si hanno documenti, fogli di calcolo, una canvas, decisioni, workflow, posta, agenda, videochiamate, un Control Room e CrewMates. Un percorso di apprendimento sta lì in mezzo, non accanto.

Ha conseguenze pratiche: non serve accedere a un altro sistema per imparare, le domande si pongono nella chat del percorso di apprendimento e gli esiti si possono rivedere accanto agli altri numeri dell’organizzazione.

Timeline e chat accanto alla materia

Un percorso di apprendimento ha una timeline con schede e reazioni e una chat della community. L’avanzamento è nella navigazione. Domande e risposte stanno quindi accanto alla materia, invece di essere sparse tra mail e conversazioni. Un nuovo collega può vedere che cosa hanno chiesto gli altri e imparare dalla conversazione. È apprendimento sociale, integrato.

Workflow che assegnano l’apprendimento

I workflow possono dare accesso a un percorso di apprendimento o a una slide e assegnare slide alle persone. Si pensi a un nuovo collaboratore che riceve automaticamente il percorso di apprendimento giusto, o a una modifica di procedura che fa comparire una breve lezione presso i team interessati. Un CrewMate può aiutare a costruire un workflow.

Così l’apprendimento si aggancia ai processi di lavoro già esistenti, invece che a una politica formativa separata che qualcuno deve mantenere. Vedere onboarding dei nuovi collaboratori.

Dal report vocale alla swipeslide

Un percorso particolare passa dalla voce. In un percorso di apprendimento può esserci una slide di report vocale: il discente parla e viene scritto un report con riepilogo, spunti, azioni e una timeline. Quel report ha un pulsante di prosecuzione che porta a una swipeslide. Così una persona, partendo dal proprio racconto, prosegue subito con una breve lezione.

Attenzione a ciò che questo non è: una nota dettata non diventa da sola una swipeslide. L’autore decide quale swipeslide segue. Si basa sull’input vocale della piattaforma, con una coda offline per chi è in movimento.

L’apprendimento visibile nei KPI

In un Control Room si possono mostrare KPI formativi accanto agli altri numeri: chi è a che punto, che cosa è completato, dove ci si ferma. Così l’apprendimento non è un report separato per le risorse umane, ma parte di come un team segue il proprio lavoro.

Un esempio: introdurre una nuova procedura

Un’organizzazione modifica una procedura per la gestione dei reclami. Il percorso tradizionale: una mail, una presentazione e sperare che arrivi. Con l’apprendimento nel flusso del lavoro diventa un breve percorso di apprendimento di cinque slide, assegnato da un workflow a tutti i team interessati. Le slide spiegano che cosa cambia, fanno percorrere un caso e finiscono con una domanda su che cosa il team farà diversamente domani.

Le domande arrivano nella chat del percorso di apprendimento e lì ricevono risposta, in modo che tutti la vedano. Un CrewMate risponde alle domande standard. Dopo alcune settimane un Control Room mostra chi ha completato il percorso di apprendimento e dove restano domande. Non è più un percorso formativo a parte, ma una componente del cambiamento.

Dove si sbaglia

• Stanchezza da notifiche. Se tutti ricevono di continuo un momento formativo, diventa rumore. Si scelgono momenti che contano e si resta brevi.
• Nessuno spazio. Imparare nel lavoro richiede tempo nel lavoro. Senza quello spazio diventa un compito in più.
• Solo tecnologia. Una piattaforma aiuta, ma i responsabili devono stimolarne l’uso e dare l’esempio.

Vedere il trasferimento sul posto di lavoro per ciò che può fare l’ambiente.

Vedere se arriva nel lavoro

Se l’apprendimento sta nel lavoro, si può anche vedere nel lavoro che cosa fa. Un Control Room può mostrare KPI formativi accanto ad altri numeri: quante persone hanno completato un percorso di apprendimento, dove si blocca e come si rapporta, per esempio, a segnalazioni di errori o tempi di lavorazione nello stesso processo. Non è una prova di causa ed effetto, ma è un buon motivo per porsi domande.

Si concorda in anticipo quali numeri affiancare e chi li guarda. E non si guardano solo le medie: il gruppo che resta indietro spesso dice più della media.

Come cominciare

1. Scegliere un processo in cui errori o domande si ripresentano di continuo.
2. Farne un breve percorso di apprendimento, con le persone che lo svolgono.
3. Collegarlo al processo: un workflow che lo assegna al momento giusto.
4. Usare la chat come punto di riferimento per le domande e far affiancare un CrewMate.
5. Dopo alcune settimane guardare che cosa dicono i report e adattare.

Per sapere perché questo aumenta il trasferimento, leggere il trasferimento sul posto di lavoro.