Onboarding dei nuovi collaboratori: un percorso di apprendimento per le prime settimane

La sfida delle prime settimane

Un nuovo collaboratore riceve in poco tempo più informazioni di quante ne possa ricordare: sistemi, accordi, nomi, regole. Spesso in un giorno o una settimana fatti soprattutto di presentazioni. Ciò che resta è ciò che si usa subito; il resto svanisce. Allo stesso tempo si vuole rendere una persona presto produttiva e coinvolta.

Costruire un percorso di apprendimento di onboarding

Si divide l’onboarding in tre livelli:

1. Sapere dove si è. Organizzazione, persone, regole e sistemi, in brevi swipeslides di pochi minuti. Un’idea per slide, con una domanda che verifica che sia arrivata.
2. Saper fare ciò che si fa. I primi compiti e le prime procedure, con esercizi. Per le conversazioni (un colloquio con un cliente, un’accoglienza) una conversazione con un CrewMate per esercitarsi in sicurezza.
3. Sentirsi parte. La cultura e le persone: una timeline con schede, una chat per le domande, una domanda alla community.

Assegnare automaticamente con un workflow

Un workflow può dare accesso a un percorso di apprendimento e assegnare slide alle persone. Quando viene creato un nuovo collaboratore, il percorso di apprendimento giusto può essere già pronto. Un CrewMate può aiutare a costruire il workflow. Così le risorse umane o il responsabile non devono pensarci e nessuno resta indietro.

Vedere imparare nel flusso del lavoro per saperne di più su come agganciare l’apprendimento ai processi di lavoro.

Un punto di riferimento sempre disponibile

I nuovi arrivati non sempre osano chiedere. Nel percorso di apprendimento c’è una chat, e un CrewMate del percorso di apprendimento risponde alle domande, sulla dashboard o tramite telefono. Questo abbassa la soglia: chiedere a un’IA sembra meno disturbare. Una buona onboarding fa conoscere il percorso di apprendimento a un CrewMate e lo fa rimandare alle persone dove serve.

Vedere come va

L’avanzamento è visibile per discente e per passo. Il responsabile vede chi è a che punto e può condurre una conversazione al momento giusto, con il report IA del discente come punto di partenza. Le domande aperte («che cosa non ti è ancora chiaro?») mostrano dove l’onboarding stessa ha bisogno di miglioramento. Vedere misurare l’apprendimento.

Un esempio di primo mese

Una possibile struttura. Settimana 1: sapere dove si è. Brevi swipeslides su organizzazione, sistemi e persone più importanti, con una domanda per parte e una domanda alla community («che cosa vorresti che qualcuno ti avesse detto il primo giorno?»). Settimana 2: i primi compiti, con esercizi e una conversazione con un CrewMate per la situazione più difficile. Settimana 3: applicare con affiancamento, con un compito e un colloquio con il responsabile. Settimana 4: guardare indietro, con un breve questionario e un report personale.

Così l’onboarding non è una pila di informazioni il primo giorno, ma un itinerario con una fine, in cui una persona fa sempre qualcosa.

Le persone restano importanti

Un percorso di apprendimento non sostituisce il tutor o il responsabile. Li alleggerisce. A ciò che è sempre uguale possono rispondere il percorso di apprendimento e un CrewMate. La persona dedica il proprio tempo a ciò che solo una persona può fare: far sentire qualcuno il benvenuto, spiegare le regole non scritte e lasciare spazio alle preoccupazioni.

Si usano la timeline e la chat del percorso di apprendimento per rendere visibili i colleghi e collegare il nuovo collaboratore con persone fuori dal proprio team. Vedere imparare nel flusso del lavoro.

Funzioni diverse, itinerari ramificati

Un nuovo infermiere, un nuovo manutentore e un nuovo consulente hanno bisogno in parte della stessa onboarding e in parte no. Un percorso di apprendimento con ramificazioni lo consente: una parte comune per tutti (organizzazione, valori, sicurezza) e una parte per funzione. Così l’organizzazione non deve mantenere tre percorsi di apprendimento per ciò che è uguale.

La parte comune si tiene breve e viva: un breve filmato del direttore va bene, se seguito da una domanda. La parte per funzione è dove sta il valore, perché riguarda il lavoro che il nuovo collaboratore svolge dalla seconda settimana.

Migliorare l’onboarding stessa

L’onboarding migliora più in fretta con il parere di chi l’ha appena percorsa. Si chiude il percorso di apprendimento con un breve questionario: che cosa non era chiaro, che cosa mancava, che cosa avresti voluto sapere il primo giorno? Lo si combina con i dati: dove le persone si sono fermate, quali domande andavano spesso male?

• Si adatta il percorso di apprendimento dopo ogni gruppo, non una volta all’anno.
• Si fa leggere la nuova versione a un collega entrato da poco.
• Si tiene traccia di quante domande vengono poste alla chat o al CrewMate, e su che cosa: lì c’è un elenco di ciò che manca.

Checklist per il percorso di apprendimento di onboarding

• L’obiettivo del primo mese è chiaro: che cosa deve saper fare una persona al giorno trenta?
• Ogni momento formativo dura meno di dieci minuti?
• C’è un luogo per le domande e qualcuno che risponde?
• Un workflow assegna automaticamente il percorso di apprendimento?
• Il responsabile vede l’avanzamento?
• Dopo un mese c’è un bilancio con il nuovo collaboratore?

Per team con più lingue

Un testo si traduce con un clic per campo e i report possono essere multilingue. Per team internazionali o collaboratori di madrelingua diversa è la differenza tra «l’ho letto» e «l’ho capito».

• Si parte da una lingua e si amplia in base a chi entra.
• Si fa rivedere la traduzione a un madrelingua.
• Si usano immagini e video per ridurre la dipendenza dalla lingua.