Formazione sulla compliance che resta: dalla spunta all’applicazione

Perché spuntare non funziona

L’obiettivo della formazione sulla compliance è duplice: le persone devono saperlo e farlo, e l’organizzazione deve poter dimostrare che l’hanno imparato. Nella pratica la seconda esigenza diventa la prima. Nasce un modulo che produce soprattutto prove, non comportamento. L’esito: una formazione completata per intero e una regola dimenticata.

La soluzione non è meno prove, ma più apprendimento, nello stesso percorso di apprendimento.

Parti brevi, più spesso

Si suddivide la materia in brevi momenti formativi di pochi minuti, con una domanda per idea. Li si distribuisce nell’arco dell’anno. È coerente con ciò che sappiamo sulla memoria: distribuzione e richiamo funzionano meglio di un’ora una volta all’anno. Vedere spaced repetition e microlearning con le swipeslides.

Far decidere le persone, non solo leggere

Le regole si capiscono davvero solo quando si devono applicare in una situazione in cui si scontrano con fretta, interesse o lealtà. Si usano scenari: una storyline ramificata in cui il discente sceglie e vede le conseguenze, oppure uno scenario game in cui un team gestisce un incidente. Per la cybersecurity ci sono esempi come la frode del CEO e una telefonata della stampa. Vedere scenario game per le decisioni.

Una conversazione con un CrewMate può aiutare nelle situazioni in cui si deve dire di no o segnalare qualcosa.

La prova di cui si ha bisogno

Per l’organizzazione conta la dimostrabilità. CoVince rilascia un certificato in pdf per percorso di apprendimento con una pagina di verifica pubblica e una raccolta di certificati per persona. L’avanzamento è visibile per discente e per passo. Se si ha un LMS, un percorso di apprendimento può funzionarvi tramite SCORM, xAPI o LTI 1.3 con restituzione dei voti, così i fascicoli esistenti restano coerenti.

Restare onesti: un certificato prova che una persona ha percorso e risposto a qualcosa, non che si comporti sempre di conseguenza. Per questo deve stare accanto a segnali di comportamento. Vedere misurare l’apprendimento.

Applicare nel lavoro

Una regola che non sta sul posto di lavoro viene dimenticata. Si agganciano brevi ripassi ai processi di lavoro in cui la regola entra in gioco: un workflow che mostra una breve slide nel momento in cui è rilevante. Si usa la chat del percorso di apprendimento per le domande e un CrewMate per «posso farlo?». Vedere imparare nel flusso del lavoro.

Un esempio: la privacy nel lavoro quotidiano

Invece di un modulo annuale sulle regole della privacy: quattro brevi momenti formativi, distribuiti nell’arco dell’anno, ciascuno su una situazione. Un collega chiede per mail un elenco di clienti. Un cliente telefona e chiede dati di un altro. Un portatile viene dimenticato sul treno. Ogni momento formativo consiste in una situazione, una scelta, la conseguenza di quella scelta e una breve spiegazione della regola.

Chi li percorre tutti e quattro riceve un certificato con pagina di verifica. Il capo squadra vede nell’avanzamento chi ha finito e quale situazione è andata spesso male, e la discute nella riunione di team. È meno lavoro per il collaboratore a ogni volta, e vale di più per l’organizzazione.

Poter segnalare in sicurezza

La compliance funziona solo se le persone osano segnalare ciò che va male. Si progetta il percorso di apprendimento in modo che diventi normale. Negli scenari si mostra che segnalare è la scelta giusta, anche quando è scomodo. Si usa una conversazione con un CrewMate per esercitarsi su come sollevare un problema con un collega o un responsabile. E si fa in modo che il debrief di uno scenario game riguardi il sistema e non chi ne abbia colpa.

Vedere esercitarsi con un gioco di ruolo con l’IA per esercitare conversazioni di questo tipo.

Ruoli diversi, percorsi di apprendimento diversi

Non tutti hanno bisogno delle stesse regole. Un collaboratore allo sportello ha rischi diversi da chi lavora in finanza o in IT. Un percorso di apprendimento con ramificazioni può adattare l’itinerario al ruolo: chi tratta dati dei clienti riceve situazioni diverse da chi usa solo documenti interni. Così nessuno spreca tempo su ciò che non lo riguarda.

Ne derivano due cose: più coinvolgimento, perché gli esempi sono riconoscibili, e dati migliori, perché per ruolo si vede dove si sbaglia. Un workflow può assegnare il percorso di apprendimento giusto al gruppo giusto. Vedere imparare nel flusso del lavoro.

Un ciclo annuale invece di un modulo annuale

Una possibile impostazione. Primo trimestre: breve momento formativo e uno scenario a inizio anno. Secondo trimestre: una ripetizione con un nuovo caso e una domanda aperta. Terzo trimestre: una sessione di team con uno scenario game, seguita da un debrief. Quarto trimestre: un breve test e il certificato. Nel frattempo si possono assegnare brevi ripassi in occasione di eventi o modifiche.

Così si lavora tutto l’anno sullo stesso tema, invece di spuntarlo una volta all’anno. Vedere spaced repetition per il ritmo.

Checklist per un percorso di apprendimento sulla compliance

• Un comportamento per momento formativo, non un argomento per modulo.
• Almeno una decisione per argomento, con conseguenze.
• Multilingue dove lo è il team.
• Certificato con pagina di verifica e avanzamento per collaboratore.
• Un luogo per le domande e qualcuno che risponde.
• Un report per gruppo per vedere quale argomento è debole.