Aprender en el flujo de trabajo: aprender donde ocurre el trabajo

La distancia entre el curso y el trabajo

La mayoría de las formaciones tienen un problema el lunes por la mañana. El curso fue bueno, pero el trabajo es distinto: otras prisas, otros sistemas, otras personas. Lo que en el aula era lógico, en el puesto de trabajo es un paso de más. Este es el problema de la transferencia, y es mayor que la falta de conocimiento.

Una parte importante de la solución es reducir la propia distancia. Cuanto más cerca esté el aprendizaje del trabajo, menor es el salto.

Una plataforma para trabajar y aprender

CoVince es una plataforma de trabajo con el aprendizaje incorporado. Con un solo inicio de sesión se dispone de documentos, hojas de cálculo, un canvas, decisiones, workflows, correo, agenda, videollamadas, un Control Room y CrewMates. Un itinerario de aprendizaje está en medio de todo eso, no al lado.

Esto tiene consecuencias prácticas: no hace falta iniciar sesión en otro sistema para aprender, las preguntas se hacen en el chat del itinerario de aprendizaje y los resultados se pueden ver junto a las demás cifras de la organización.

Cronología y chat junto a la materia

Un itinerario de aprendizaje tiene una cronología con tarjetas y reacciones y un chat de comunidad. El progreso aparece en la navegación. Así, las preguntas y respuestas están junto a la materia, en lugar de dispersas entre correo y conversaciones. Un nuevo compañero puede ver qué preguntaron otros y aprender de la conversación. Eso es aprendizaje social, incorporado.

Workflows que asignan aprendizaje

Los workflows pueden dar acceso a un itinerario de aprendizaje o a una diapositiva y asignar diapositivas a las personas. Piense en un nuevo empleado que recibe automáticamente el itinerario de aprendizaje adecuado, o en un cambio de procedimiento que hace aparecer una lección breve en los equipos implicados. Un CrewMate puede ayudar a construir un workflow.

Así el aprendizaje se engancha a los procesos de trabajo que ya existen, en lugar de a una política de formación aparte que alguien debe mantener. Véase incorporación de nuevos empleados.

Del informe de voz a la swipeslide

Un camino especial pasa por la voz. En un itinerario de aprendizaje puede haber una diapositiva de informe de voz: quien aprende habla y se redacta un informe con un resumen, ideas clave, acciones y una cronología. Ese informe tiene un botón de seguimiento que conduce a una swipeslide. Así alguien continúa directamente, a partir de su propio relato, con una lección breve.

Atención a lo que esto no es: una nota hablada no se convierte por sí sola en una swipeslide. El autor decide qué swipeslide viene después. Se apoya en la entrada de voz de la plataforma, con una cola sin conexión para quien va de camino.

El aprendizaje visible en los KPI

En un Control Room se pueden mostrar KPI de aprendizaje junto a las demás cifras: quién está dónde, qué se ha completado, dónde se atasca. Así el aprendizaje no es un informe aparte para RR. HH., sino parte de cómo un equipo sigue su trabajo.

Un ejemplo: desplegar un procedimiento nuevo

Una organización modifica un procedimiento para gestionar las quejas. La vía tradicional: un correo, una presentación y esperar que llegue. Con el aprendizaje en el flujo de trabajo se convierte en un itinerario de aprendizaje breve de cinco diapositivas, asignado por un workflow a todos los equipos implicados. Las diapositivas explican qué cambia, recorren un caso y terminan con una pregunta sobre qué hará distinto el equipo mañana.

Las preguntas llegan al chat del itinerario de aprendizaje y se responden allí, de modo que todos ven la respuesta. Un CrewMate responde las preguntas habituales. Pasadas unas semanas, un Control Room muestra quién ha completado el itinerario de aprendizaje y dónde quedan preguntas. Ya no es un recorrido de formación aparte, sino parte del cambio.

Dónde falla

• Fatiga de avisos. Si todo el mundo recibe continuamente un momento de aprendizaje, se convierte en ruido. Elija momentos que importen y manténgalo breve.
• Sin espacio. Aprender en el trabajo requiere tiempo en el trabajo. Sin ese espacio se convierte en una tarea extra.
• Solo tecnología. Una plataforma ayuda, pero los responsables deben fomentar su uso y dar ejemplo.

Véase transferencia al puesto de trabajo para lo que puede hacer el entorno.

Ver si llega al trabajo

Si el aprendizaje está en el trabajo, también se puede ver en el trabajo lo que hace. Un Control Room puede mostrar KPI de aprendizaje junto a otras cifras: cuántas personas han completado un itinerario de aprendizaje, dónde se atasca y cómo se relaciona eso, por ejemplo, con avisos de error o plazos de tramitación en el mismo proceso. Eso no es una prueba de causa y efecto, pero es un buen motivo para hacer preguntas.

Acuerde de antemano qué cifras pone una al lado de otra y quién las mira. Y no mire solo los promedios: el grupo que se queda atrás suele decir más que el promedio.

Cómo empezar

1. Elija un proceso en el que los errores o las preguntas se repiten.
2. Conviértalo en un itinerario de aprendizaje breve, con las personas que lo hacen.
3. Conéctelo al proceso: un workflow que lo asigne en el momento adecuado.
4. Use el chat como lugar donde preguntar y deje que un CrewMate eche un vistazo.
5. Pasadas unas semanas, vea qué dicen los informes y ajuste.

Si quiere saber por qué esto aumenta la transferencia, lea transferencia al puesto de trabajo.