Incorporación de nuevos empleados: un itinerario de aprendizaje para las primeras semanas

El reto de las primeras semanas

Un nuevo empleado recibe en poco tiempo más información de la que puede recordar: sistemas, acuerdos, nombres, normas. A menudo en un día o una semana que consiste sobre todo en presentaciones. Lo que se queda es lo que se usa enseguida; el resto se desvanece. Al mismo tiempo, se quiere que alguien sea productivo y esté implicado cuanto antes.

Construir un itinerario de aprendizaje de incorporación

Divida la incorporación en tres capas:

1. Saber dónde se está. Organización, personas, normas y sistemas, en swipeslides breves de unos minutos. Una idea por diapositiva, con una pregunta que comprueba que ha llegado.
2. Saber hacer lo que se hace. Las primeras tareas y procedimientos, con ejercicios. Para las conversaciones (una conversación con un cliente, una entrevista inicial), una conversación con un CrewMate para practicar en un entorno seguro.
3. Pertenecer. La cultura y las personas: una cronología con tarjetas, un chat para preguntas, una pregunta a la comunidad.

Asignar automáticamente con un workflow

Un workflow puede dar acceso a un itinerario de aprendizaje y asignar diapositivas a las personas. Cuando se da de alta a un nuevo empleado, el itinerario de aprendizaje adecuado puede estar listo automáticamente. Un CrewMate puede ayudar a construir el workflow. Así, ni RR. HH. ni el responsable tienen que acordarse y nadie se queda atrás.

Véase aprender en el flujo de trabajo para más sobre enganchar el aprendizaje a los procesos de trabajo.

Un lugar donde preguntar que siempre está

Las personas nuevas no siempre se atreven a preguntar. En el itinerario de aprendizaje hay un chat, y un CrewMate del itinerario de aprendizaje responde preguntas, en el panel o por el teléfono. Eso reduce la barrera: preguntar a una IA se siente menos como molestar. Una buena incorporación hace que un CrewMate conozca el itinerario de aprendizaje y remita a las personas cuando corresponda.

Ver cómo va

El progreso es visible por persona y por paso. El responsable ve quién está dónde y puede mantener una conversación en el momento adecuado, con el informe de IA de la persona como punto de partida. Las preguntas abiertas («¿qué no te ha quedado claro todavía?») muestran dónde necesita mejorar la propia incorporación. Véase medir el aprendizaje.

Un ejemplo de primer mes

Una posible estructura. Semana 1: saber dónde se está. Swipeslides breves sobre la organización, los sistemas y las personas más importantes, con una pregunta por parte y una pregunta a la comunidad («¿qué te gustaría que alguien te hubiera contado el primer día?»). Semana 2: las primeras tareas, con ejercicios y una conversación con un CrewMate para la situación más difícil. Semana 3: aplicar con acompañamiento, con una tarea y una conversación con el responsable. Semana 4: mirar atrás, con un cuestionario breve y un informe personal.

Así la incorporación no es una pila de información el primer día, sino una ruta con final, en la que alguien hace algo continuamente.

Las personas siguen siendo importantes

Un itinerario de aprendizaje no sustituye al compañero de apoyo (buddy) ni al responsable. Los descarga. Lo que siempre es lo mismo lo pueden responder el itinerario de aprendizaje y un CrewMate. La persona dedica su tiempo a lo que solo una persona puede hacer: hacer que alguien se sienta bienvenido, explicar las normas no escritas y dejar espacio para las preocupaciones.

Use la cronología y el chat del itinerario de aprendizaje para hacer visibles a los compañeros y conectar al nuevo empleado con personas fuera de su propio equipo. Véase aprender en el flujo de trabajo.

Distintas funciones, rutas ramificadas

Un nuevo enfermero, un nuevo técnico y un nuevo asesor necesitan en parte la misma incorporación y en parte no. Un itinerario de aprendizaje con ramificaciones lo permite: una parte común para todos (organización, valores, seguridad) y una parte por función. Así la organización no tiene que mantener tres itinerarios de aprendizaje para lo que es igual.

Mantenga breve y viva la parte común: puede incluirse un vídeo corto del director, siempre que vaya seguido de una pregunta. La parte de la función es donde está el valor, porque trata del trabajo que el nuevo empleado hará a partir de la segunda semana.

Mejorar la propia incorporación

La incorporación mejora más rápido con la opinión de quien acaba de recorrerla. Cierre el itinerario de aprendizaje con un cuestionario breve: ¿qué no estaba claro?, ¿qué echaste de menos?, ¿qué habrías querido saber el primer día? Combínelo con los datos: ¿dónde se atascó la gente?, ¿qué preguntas fallaron a menudo?

• Ajuste el itinerario de aprendizaje después de cada grupo, no una vez al año.
• Pida a un compañero recién incorporado que lea la nueva versión.
• Registre cuántas preguntas se hacen al chat o al CrewMate y sobre qué: ahí hay una lista de lo que falta.

Lista de control para el itinerario de aprendizaje de incorporación

• ¿Está claro el objetivo del primer mes: qué debe saber hacer alguien el día treinta?
• ¿Dura cada momento de aprendizaje menos de diez minutos?
• ¿Hay un lugar para preguntas y alguien que responda?
• ¿Asigna un workflow el itinerario de aprendizaje automáticamente?
• ¿Ve el responsable el progreso?
• ¿Hay una mirada atrás con el nuevo empleado al cabo de un mes?

Para equipos con varios idiomas

Un texto se traduce con un clic por campo y los informes pueden ser multilingües. Para equipos internacionales o empleados con otra lengua materna, es la diferencia entre «lo he leído» y «lo he entendido».

• Empiece con un idioma y amplíe según quién se incorpore.
• Pida a un hablante nativo que revise la traducción.
• Use imágenes y vídeo para reducir la dependencia del idioma.