Formación de cumplimiento que se queda: de marcar casillas a aplicar

Por qué marcar casillas no funciona

El objetivo de la formación de cumplimiento es doble: las personas deben saberlo y hacerlo, y la organización debe poder demostrar que lo han aprendido. En la práctica, la segunda exigencia pasa a ser la primera. Surge un módulo que sobre todo produce pruebas, no comportamiento. El resultado: una formación completamente terminada y una regla olvidada.

La solución no es menos prueba, sino más aprendizaje, en el mismo itinerario de aprendizaje.

Trozos cortos, con más frecuencia

Divida la materia en momentos de aprendizaje breves de unos minutos, con una pregunta por idea. Repártalos a lo largo del año. Eso encaja con lo que sabemos sobre la memoria: el espaciado y la recuperación funcionan mejor que una hora una vez al año. Véase repetición espaciada y microaprendizaje con swipeslides.

Haga que las personas decidan, no solo lean

Las reglas solo se entienden cuando hay que aplicarlas en una situación en la que chocan con la prisa, el interés o la lealtad. Use escenarios: una historia ramificada en la que quien aprende elige y ve las consecuencias, o un juego de escenarios en el que un equipo gestiona un incidente. Para la ciberseguridad hay ejemplos como el fraude del CEO y una llamada de la prensa. Véase juegos de escenarios para decisiones.

Una conversación con un CrewMate puede ayudar en situaciones en las que hay que decir que no o notificar algo.

La prueba que necesita

Para la organización cuenta la demostrabilidad. CoVince ofrece un certificado en pdf por itinerario de aprendizaje con una página pública de verificación y una colección de certificados por persona. El progreso es visible por persona y por paso. Si tiene un LMS, un itinerario de aprendizaje puede funcionar en él mediante SCORM, xAPI o LTI 1.3 con devolución de calificaciones, de modo que sus expedientes existentes sigan siendo correctos.

Sea honesto: un certificado demuestra que alguien ha recorrido y respondido algo, no que además se comporte siempre así. Por eso debe ir junto a señales de comportamiento. Véase medir el aprendizaje.

Aplicar en el trabajo

Una regla que no está en el puesto de trabajo se olvida. Enganche breves repasos a los procesos de trabajo donde la regla entra en juego: un workflow que muestre una diapositiva breve en el momento en que es relevante. Use el chat del itinerario de aprendizaje para preguntas y un CrewMate para «¿puedo hacer esto?». Véase aprender en el flujo de trabajo.

Un ejemplo: la privacidad en el trabajo diario

En lugar de un módulo anual sobre normas de privacidad: cuatro momentos de aprendizaje breves, repartidos durante el año, cada uno en torno a una situación. Un compañero pide por correo una lista de clientes. Un cliente llama y pregunta por datos de otro. Un portátil se queda olvidado en el tren. Cada momento de aprendizaje consta de una situación, una elección, la consecuencia de esa elección y una breve explicación de la regla.

Quien recorre los cuatro recibe un certificado con página de verificación. El jefe de equipo ve en el progreso quién ha terminado y qué situación fallaba a menudo, y lo comenta en la reunión de equipo. Es menos trabajo para el empleado cada vez y vale más para la organización.

Poder notificar con seguridad

El cumplimiento solo funciona si las personas se atreven a notificar lo que sale mal. Diseñe el itinerario de aprendizaje de modo que eso se vuelva normal. Muestre en los escenarios que notificar es la buena decisión, aunque resulte incómodo. Use una conversación con un CrewMate para practicar cómo plantear algo a un compañero o responsable. Y haga que el debrief de un juego de escenarios trate del sistema y no de quién tuvo la culpa.

Véase practicar con un juego de rol con IA para practicar esas conversaciones.

Distintos roles, distintos itinerarios de aprendizaje

No todo el mundo necesita las mismas reglas. Un empleado de atención en mostrador tiene riesgos distintos a los de alguien de finanzas o TI. Un itinerario de aprendizaje con ramificaciones puede adaptar la ruta al rol: quien trata datos de clientes recibe situaciones distintas a quien solo usa documentos internos. Así nadie pierde tiempo en lo que no le corresponde.

Eso aporta dos cosas: más implicación, porque los ejemplos son reconocibles, y mejores datos, porque se ve por rol dónde falla. Un workflow puede asignar el itinerario de aprendizaje adecuado al grupo adecuado. Véase aprender en el flujo de trabajo.

Un ciclo anual en lugar de un módulo anual

Una posible estructura. Trimestre 1: momento de aprendizaje breve y un escenario al comienzo del año. Trimestre 2: un repaso con un caso nuevo y una pregunta abierta. Trimestre 3: una sesión de equipo con un juego de escenarios, seguida de un debrief. Trimestre 4: una breve prueba y el certificado. Entremedias pueden asignarse breves repasos ante acontecimientos o cambios.

Así se trabaja el mismo tema durante todo el año, en lugar de despacharlo una vez al año. Véase repetición espaciada para el ritmo.

Lista de control para un itinerario de aprendizaje de cumplimiento

• Un comportamiento por momento de aprendizaje, no un tema por módulo.
• Al menos una decisión por tema, con consecuencias.
• Multilingüe donde lo sea el equipo.
• Certificado con página de verificación y progreso por empleado.
• Un lugar para preguntas y alguien que las responda.
• Un informe por grupo para ver qué tema es débil.